Emitir congela la cifra
Al emitir, las líneas y el total de la orden se copian a una versión. Esa versión ya no cambia aunque la orden sí lo haga: es la foto que vio tu cliente.
Órdenes de servicio · Función opcional
El trabajo no empieza hasta que el cliente dice que sí.
Si la activas, la aprobación de cotizaciones pone una puerta antes de iniciar: se emite un estimado, tu cliente lo aprueba o lo rechaza desde su portal, y hasta entonces la orden no arranca. Viene desactivada; la enciendes solo si tu operación la necesita.
Beta privada · gratis durante la beta · confirmamos el precio de lanzamiento antes de cobrar
Lo primero que hay que saber
Está apagada hasta que la enciendas.
Muchos negocios no la quieren: el trabajo entra y se hace. Por eso la aprobación de cotizaciones no viene puesta. Mientras está apagada, la orden ni siquiera tiene pestaña de cotización y nadie tiene que aprobar nada para que el equipo empiece.
Como viene
Sin aprobación
No hay estimado que emitir ni respuesta que esperar. Iniciar el trabajo está disponible desde el momento en que la orden existe.
Si la activas
Con aprobación
Emites el estimado, tu cliente responde en su portal y el inicio queda bloqueado hasta que haya una aprobación sobre la mesa.
Pruébalo aquí
Mira cómo cambia lo que puedes hacer.
Al llegar al ejemplo, verás una cotización recorrer el proceso: emitirla, aprobarla y cambiarla. También puedes probar cada acción por tu cuenta.
Los tres estados del ejemplo
- Aprobación desactivada (así viene). La orden no tiene paso de cotización y el equipo puede iniciar el trabajo cuando quiera.
- Activada, cotización pendiente. Iniciar se rechaza: «La orden necesita una cotización aprobada por el cliente antes de empezar.»
- Activada, cotización aprobada. Iniciar queda habilitado y la decisión queda registrada junto a la versión que el cliente respondió.
Orden de servicio
RO-2418 · Mantenimiento preventivo
Transportes Andes · Placa ABC-123
- Cambio de aceite y filtro$180.000
- Revisión de 20 puntos$150.000
- Rotación de llantas$90.000
Total actual de la orden $420.000
Historial de cotizaciones
| Versión | Cotizado | Resultado |
|---|
Aún no se ha emitido ninguna cotización. Emite una para congelar las líneas actuales y mandarlas a aprobar.
Ya no coincide
Con la aprobación desactivada, la orden no tiene pestaña de cotización: no hay nada que emitir ni que aprobar.
Acciones disponibles
En este estado no queda ninguna acción de cotización por hacer.
Siguiente acción
Cómo se comporta
Cuatro reglas que no se rompen.
Una cotización no es un campo de texto con un número. Es una versión con fecha, con cifra y con respuesta, y el historial se construye encima.
La decisión es del cliente
Aprobar o rechazar le corresponde a quien recibe el servicio. Si rechaza, puede dejar un motivo, y ese motivo se comparte contigo.
Nada se reescribe
La respuesta queda pegada a la versión que respondió. Si alguien cambia de opinión, se emite otra versión y la anterior conserva su respuesta.
Si la orden cambia, se nota
Cuando la orden deja de sumar lo que el cliente aprobó, heyllave la marca como «Ya no coincide» para que emitas una nueva versión antes de facturar.
Queda registrado
La respuesta tiene nombre y hora.
La decisión no se queda solo en la cotización. El movimiento aparece en la bitácora de auditoría junto al resto de la operación: quién actuó, qué hizo, sobre qué recurso y desde dónde.
Conoce la bitácoraCómo se entera tu cliente
El aviso lo decides tú.
heyllave no manda mensajes por su cuenta. Si quieres que tu cliente sepa que tiene un estimado esperando, defines una regla de notificación: qué la dispara, a quién le llega y por cuál canal. WhatsApp Business necesita su cuenta de Meta y sus plantillas aprobadas; el correo sale como aviso de salida.
Antes y después
El resto del recorrido.
¿La aprobación de cotizaciones viene activada?
No. Viene desactivada. Es una función opcional que se activa para las órdenes de trabajo de tu negocio. Mientras está apagada, la orden no tiene paso de cotización y el trabajo puede empezar sin aprobación previa.
¿Qué pasa exactamente si intento iniciar sin aprobación?
Con la función activada, heyllave rechaza el inicio y muestra el motivo: «La orden necesita una cotización aprobada por el cliente antes de empezar. Emite la cotización y espera su aprobación.» No es un aviso que se pueda ignorar: el inicio queda bloqueado hasta que haya una aprobación.
¿El cliente aprueba por WhatsApp?
La aprobación se responde en el portal del cliente, que se abre desde el navegador. WhatsApp Business y el correo sirven para avisarle que tiene algo por revisar y enlazarlo a su portal; la decisión se registra en el portal, no en el chat.
¿Y si el trabajo crece después de que el cliente aprobó?
La aprobación sigue siendo válida para la versión que se aprobó, pero la orden queda marcada porque ya no coincide con esa cifra. Lo correcto es emitir una nueva versión con las líneas de hoy y volver a pedir la respuesta antes de facturar.
¿Queda constancia de quién aprobó?
Sí. La decisión queda en la versión de la cotización y el movimiento aparece en la bitácora de auditoría, con quién, cuándo y desde dónde se hizo.
¿Cómo la activo para mi negocio?
Durante la configuración de la beta revisamos si tu operación la necesita y la activamos contigo. El software es gratuito durante la beta y confirmamos el precio de lanzamiento antes de cualquier cobro.
Tu siguiente paso
Veamos si tu negocio la necesita.
Solicita acceso y cuéntanos cómo autorizas hoy un trabajo antes de empezarlo. Si tiene sentido, dejamos la aprobación activada y probada con un caso tuyo.