Antes de elegir un sistema de facturación electrónica, separa dos tareas: confirmar las obligaciones de tu negocio y preparar la información de la operación. Esta guía se centra en esa preparación y enlaza las instrucciones oficiales. La obligación de facturar, los documentos aplicables y las excepciones deben revisarse según tu caso con la DIAN y tu contador.
En heyllave, la facturación electrónica DIAN figura como próxima. El acceso a la beta no la habilita ni reemplaza una solución de facturación que ya necesitas utilizar.
Consulta la ruta oficial de habilitación
La DIAN publica una ruta para registrarse y habilitarse como facturador electrónico. Sus instrucciones incluyen revisar los datos de contacto del RUT, seleccionar el modo de operación, configurar el software y completar las pruebas correspondientes. Consulta los requerimientos para ser facturador electrónico antes de iniciar el trámite.
La numeración y su asociación forman parte del proceso descrito por la entidad. Sigue la guía oficial de registro y habilitación para el modo que elijas. Evita basar una decisión en un plazo, tope o paso de una guía antigua sin comprobar su vigencia.
Evalúa la solución con tus documentos reales
La DIAN ofrece un servicio de facturación gratuita. Revisa su documentación y los pasos de habilitación para valorar si cubre tu operación. También puedes evaluar un proveedor o una solución de software, comprobando su alcance y condiciones actuales.
En una demostración, pide que te muestren los documentos que necesita tu negocio, cómo se revisa su estado y cómo se corrige una novedad. Pregunta qué incluye el soporte, qué debes configurar y cómo accede el contador a la información necesaria.
No confundas tener una pantalla de facturas con completar el proceso de emisión y validación que corresponde. Solicita evidencia del recorrido completo en la solución que vayas a contratar.
Ordena la información del servicio
Antes de trasladar información al sistema de facturación, el equipo necesita un registro consistente del trabajo. Esta lista es una propuesta de preparación operativa; los datos tributarios requeridos se revisan con tu contador y la solución elegida.
| Información de la operación | Pregunta que debe resolver |
|---|---|
| Referencia de la orden o pedido | ¿Qué trabajo originó el documento? |
| Identificación del cliente | ¿A quién corresponde y qué datos deben verificarse? |
| Alcance acordado | ¿Qué se solicitó y qué cambios se aceptaron? |
| Detalle del trabajo realizado | ¿Qué se entregó realmente? |
| Valores y condiciones acordadas | ¿Qué debe revisar quien prepara la facturación? |
| Responsable de la revisión | ¿Quién resuelve diferencias antes de emitir? |
Una cotización, una orden y una factura cumplen funciones distintas. Conserva su relación para poder explicar de dónde sale la información, sin asumir que un documento sustituye al otro.
Revisa cómo se conectan tus herramientas
Si mantienes un sistema para operar y otro para facturar, pregunta qué información pasa de uno a otro y qué parte requiere revisión manual. Una integración necesita un destino, campos definidos y manejo de errores; no basta con que ambos productos tengan una API.
Actualmente, heyllave presenta webhooks de salida para eventos configurados. Esto no equivale a una integración nativa confirmada con Siigo, Alegra o la DIAN. El alcance se revisa durante la beta.
Conserva una lista de comprobación para el equipo
Designa quién revisa los datos, quién atiende un rechazo o una inconsistencia y dónde se consulta el estado de cada documento. Confirma con tu contador y proveedor las obligaciones de conservación y los procedimientos ante contingencias.
Puedes mejorar desde ahora la organización de las órdenes de trabajo y el historial de cambios. Tener la operación documentada permite revisar la información antes de enviarla a la herramienta de facturación que corresponda.
Fuentes oficiales consultadas el 12 de octubre de 2026.